どうも、こんにちはNovi Blogです。
今日は、プロジェクト管理ひとり談議第6章。
ケーススタディも交えながらスケジュールの立て方をお伝えしていければと思います。
本章はこれからWebディレクターになる人、もしくは、今後Webディレクターへの転職をお考えという人向けに書いています。
結構、スケジュールと言っても具体的にどう立てれば良いのだろう？って思うことがあると思います。
もちろん、スケジュールの立て方、進め方は人それぞれであることは大前提ですので、参考程度にご覧ください。
それでは書いていきましょう！
スケジュールを立てる前に重要なこと
まず、スケジュールを立てる前に、立てるにあたっての考え方をお伝えできればと思います。
それは、主に2つ。
- 要素を細かく洗い出すこと
- 事象の主従関係を理解すること。
要素を細かく洗い出すこと
まず、スケジュールを立てるにあたって、出来るだけ要素を細かく洗い出してください。
プロジェクトを行なっているとやりがちなのが、要素を出しきれずにスケジュールを組んでしまうこと。
想定していなかった事象に対してスケジュールが大幅に遅れるなんてことはよく起こります。
＊スケジュール遅延の原因は基本的に「クライアントの後出しジャンケン」によって生じることが多いんだってのは匿名のブログだから言えることですね。
ですので、事前に出来るだけ細かく要素を洗い出してください。初めて関わるプロジェクトであればあるほど、共有とヒアリングを持って「要素の洗い出し」という基本には忠実に。
事象の主従関係を理解すること
スケジュールがタイトな状況でWebディレクターを任されることはよくあることです。
そうですね、5本に1本は突貫ですね。20％くらい。
そういうタイトなスケジュールの時に起きがちなのが、主従関係を無視したスケジュールを立ててしまうこと。
ほほう、言っている意味が分からなくなってきたね。
つまり
スケジュールには平行して進めれらることとそうでないことがあります。
とくによくやりがちなのが、確認タイミングを入れ忘れること。
クライアント確認を猛烈にタイトに設定してしまうのであればまだマシです。
しかし、時にはクライアント確認をすっ飛ばしてスケジュールを作ってしまうというのは、やりがちなミスですので、お気をつけください。
共有とヒアリングが大事。 リスクヘッジが大事
とは言っても、ヒアリングしまくると、うざがられる可能性があります。
それに
いちいち、確認取りながら進めてたら守れる納期も守れない。って思うはずです。
ですが、それで良いのです。基本に忠実に行なうことで2つの効果が見込めます。
- 不測の事態を減らす
- 責任回避を行なう
不測の事態を減らすというのは、文字通りです。スケジュールの遅延を招く要素は事前に排除しておきましょう。それよりも重要なのが、2つめの責任回避を行なうことです。
＊ヒアリングしてうざがられるのは、最初だけ。そのうち慣れて、聞き方を覚えるものです。
責任回避を行なう
タイトなスケジュールであればあるほど重要です。
なんせタイトですから。どんなに事前に要素を洗い出しても拾いきれない事象も出てくるもんです。
出てきたらどうなるのか？相手が大手であればあるほど、責任追及が始まるわけです。
＊もちろん良心的な担当者もいますからね。最悪の事態を想定しています。
どこが、そして誰が悪いのか？という話になるわけです。
そういう時に矢面に立ちやすいのがWebディレクターな訳です。
だってスケジュールを管理しているわけですから。
その時に、ヒアリングや共有に不測があると、「報告書をまとめるように」となってしまいます。
ただでさえ忙しいWebディレクター。報告書を時系列にまとめ直すというヘビー級の業務がのしかかるわけです。
こんなことが起こったら他の業務にも支障が出ますよね。
不必要な重い工数を避けるために必要な下準備を行なうのもWebディレクターの仕事です。
なぜなら、ここで定義しているWebディレクターの仕事は、「スケジュールを遵守し、安全に納品すること」ですから。
スケジュールを遵守するというのは、何も当初立てたスケジュールを死守するというわけではありません。
スケジュールに変更が起こったとしても、関係各所と認識を合わせながらスケジュールを再編し進めていくことが重要です。
具体的なスケジュール-フォーマット-
前置きが長くなってしまいましたが、正直、前述の注意点さえ守れていれば、フォーマットなんでなんでも良いわけです。
ここでは、私がよく使っているクライアントに渡す用のフォーマットを解説します。
例えば、Webページ制作の外、動画や印刷物なんかも任された場合のスケジュールは以下のような感じ。
使っている項目は
- 大項目
- 中項目（インデントを下げて対応）
- 担当
- 開始日
- 終了日（期日）
- 状態（未対応/着手中/完了）
気を付けるべきなのは、クライアントがいつチェックをする必要があって、いつまでにフィードバックをもらわなければならないのかをしっかり伝える事です。
意外と拍子抜けなスケジュール作成ですよね？
ただ、実は重要なのはクライアント提出用ではなく、制作陣とのスケジュール。
制作陣とのスケジュール管理においては、もう少し要素が細分化されますし、かつファイル管理も必要になってきます。
バックアップ（修正ログ）を取りながら、クライアントには最新のものだけを見せるようにするとか。
内部用のスケジュール管理についてはまた次回以降お伝えできればと思います。
最後に...
いかがでしたでしょうか。今日は具体的なスケジュールの組み方や私のスケジュール管理を行うにあたってのフォーマットをお伝えさせていただきました。
ただ、フォーマットというのはあくまでも一例です。
要は関係者にわかりやすく伝わればなんでも良いわけです。
それと、重厚長大なプロジェクトの場合は、ファイル管理も複雑化しますので、専用のツールを使ってください。個人的にはバックログなんかがオススメです。
パパは家だとスケジュール守らないけどねっ！
ご一読ありがとうございました。
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